¿De qué manera mides el desempeño en tu empresa? ¿Cómo utilizas objetivos y resultados clave, mejor conocidos por sus siglas en inglés como OKRs?.
John Doerr, en su libro “Measuring What Matters” presenta conceptos sobre la manera en la que las organizaciones hoy en día, es decir, en entornos actuales, deben medir de manera precisa y oportuna sus OKRs.
Cabe mencionar, que es igual de importante la manera en la que defines tus objetivos y estrategias organizacionales y los traduces en OKRs efectivos que llevarán a tu organización a un nuevo nivel.
Ahora, adentrémonos en el tema y hablemos un poco sobre cómo hacer que los OKRs funcione en tu organización.
Qué son los objetivos y resultados clave
La metodología OKR es la versión contemporánea del MBO (Management by Objectives) que Peter Drucker creó en 1957 y del Balanced Scorecard que los doctores Kaplan y Norton presentaron a finales de los 80s. Es la forma en la que podemos (finalmente) hacer que “la estrategia sea el trabajo diario de todos”.
El mejor ejemplo que se me ocurre en estos momentos es que las versiones mencionadas anteriormente, la de Drucker, Kaplan y Norton se pueden traducir a algo como viajar o navegar con un mapa de papel (una práctica de los 80s), en lugar de usar Google Maps como se hace actualmente.
Con un mapa de papel, solo obtienes como una visión general y no sea muy útil (piensa en este ejemplo como si habláramos de tus reuniones de desempeño trimestrales). No estar tan avanzado tecnológicamente podría llegar a costarle mucho dinero y tiempo a tu empresa.
Con Google Maps por ejemplo, obtienes actualizaciones en tiempo real de tu ubicación, lo que significa que también tienes visualizaciones de advertencias en tiempo real, por ejemplo si te llegas a desviar sin querer de la ruta.
De igual manera, esta herramienta te proporciona actualizaciones rápidas de rutas alternativas según tu ubicación, destino y lo que sucede en medio del camino.
Los objetivos y resultados clave son como el Google Maps de este ejemplo y te ayudan a estar al tanto de tu negocio en tiempo real. Tienes vistas realmente casi en tiempo real que te ilustran cómo estás progresando como organización y puedes llegar a tener información muy detallada.
Puedes ver que parte de tu organización necesita de tu apoyo y atención, y a cual le está yendo bien. Y no solo tu puedes ver esto, también tu equipo puede ver su progreso e ir modificando las operaciones de forma continua si es necesario.
Obviamente, en la carrera de rendimiento, es más probable que la organización que emplee Google Maps llegue primero que la que está utilizando un mapa de papel, y además, a un costo menor y con mejores resultados. ¿Apoco no suena bien hacer las cosas más rápido y gastar menos?
5 pasos para implementar implementar objetivos y resultados clave
Conoce cómo implementar OKR de manera correcta siguiendo estas recomendaciones:
- Captura prioridades estratégicas
Todas las organizaciones tienen una estrategia, y todo lo que estas organizaciones tienen que hacer es capturarla.
- Proceso de evaluación y vinculación del proyecto
El siguiente paso es convertir la estrategia en acción: encontrar los nodos de rendimiento estratégicos, es decir, los lugares donde se produce el rendimiento.
- Establece tus objetivos y resultados clave (OKRs)
Junto con los lugares donde se produce el rendimiento, la estrategia puede ser aplicada a nivel de equipo y también de manera individual de una manera exacta y clara.
- Escribe los OKRs según los roles
Establecer OKRs es algo necesario, pero no es lo único que debes hacer. En la organización, todos deben comprender sus responsabilidades y cómo deben contribuir para que estos se cumplan. Una vez que los roles están definidos, la elaboración de objetivos y resultados clave efectivos se solidifican y créeme, se convertirán en la base del éxito de tu empresa.
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- Construye informes y compártelos
El ritmo de los negocios no es hoy lo que solía ser antes. Ahora los negocios tienen que moverse más rápido, mucho más rápido. Por lo tanto, la manera en la que informas y reaccionas al rendimiento, tiene que ser mucho más rápido. Es momento de acelerar el ritmo de tus informes y la manera en que los comunicas.
Tienes todo lo que se requiere, pero es posible que no lo sepas. Revisemos rápidamente los componentes básicos que necesitarás para trabajar bien con tus OKRs. Te apuesto que conforme vayas leyendo encontrarás que ya los tienes o puedes obtenerlos en un instante.
Utiliza esta lista para ver si tienes las cosas necesarias:
- Tu empresa tiene una estrategia (si no la conoces, pregúntale a la gerencia, seguro la tienen documentada o se la saben).
- Tu empresa establece prioridades. Con el equipo adecuado, tu empresa define actualmente las prioridades de la empresa y su estrategia.
- Tu empresa entiende lo que hace y cómo sus procesos y proyectos contribuyen a su propio éxito.
- Tu empresa tiene idea de los resultados clave que provienen del gran trabajo que sus empleados llevan a cabo.
- Tu empresa sabe quién hace qué o quién podría resolverlo.
- Tu empresa lleva a cabo reuniones sobre rendimiento de manera regular.
¿Ves? No es tan complicado. Todas las organizaciones tienen los componentes básicos, solo necesitas aprender a entrelazarlos para crear una solución.
Te invito a que leas: Claves para una planificación estratégica.
Paso 1: Captura tus objetivos clave
El truco aquí es simplificar ese documento de estrategias que tienes y resumirlo en unos 7-10 objetivos estratégicos clave.
En caso de que no tengas el documento de las estrategias no te desesperes, mejor apóyate de tu equipo para articularla.
¿Entonces, cómo implementar objetivos y resultados clave? Una vez que hayas consolidado tus objetivos estratégicos, deberás priorizarlos. La estrategia debe enfocarse en las prioridades y es trabajo de la gerencia es establecer estas prioridades y comunicarlas a la organización.
Aprende cómo usar OKRs para mejorar tus KPIs,
Paso 2: Evalúa el proceso y la vinculación del proyecto
Para lograr la estrategia de tu organización, las actividades que tu y tu equipo realizan deben apoyar a los objetivos estratégicos. Las actividades que tienen un mayor impacto en tus objetivos estratégicos, por definición, se convierten en actividades críticas de rendimiento. Estos son los lugares donde tus objetivos y resultados clave deben ser mejor definidos.
Paso 3: Establece tus OKRs
Ahora que conoces tu estrategia y los lugares donde se produce el rendimiento, es hora de comenzar a configurar los objetivos y resultados clave por departamento, proceso, equipo, etc. La fórmula es fácil: encontrarás que algunos OKR requieren múltiples resultados clave.
Paso 4: Escribe los OKRs según los roles
Ahora todo depende de quién hace qué al momento de implementar OKRs. Y más allá de eso, ¿cuál es el papel de una persona para hacer que esto suceda? La magia aquí para implementar objetivos y resultados clave es proporcionar claridad sobre quién es el propietario de cada actividad: esto reduce los tiempos de reunión en aproximadamente 25%, aumenta la productividad y reduce los conflictos.
Cada departamento, equipo, individuo (dependiendo de lo detallado que vayas a ser) debe saber qué hacer, cuándo debe hacerlo y cuál es su función para lograrlo.
Felicidades, ahora has completado aproximadamente el 20% de tu solución OKR. Ahora viene la parte difícil: el otro 80%. La estructura detrás de la implementación de los OKR para impulsar el rendimiento.
Paso 5: Construye informes y lánzalos
Ahora necesitas un entorno libre de riesgos en el que los individuos y los equipos puedan visualizar y discutir el rendimiento, colaborar para hacer que esto funcione bien y además abordar conjuntamente áreas donde el rendimiento necesite mejorar.
Esto es algo similar a un equipo deportivo; cada miembro del equipo entiende su rol y el rol de todos los demás. Hay una visibilidad completa sobre el rendimiento de cada línea (equipo o individuo).
En un equipo existen los entrenadores, los gerentes, los capacitadores, el personal de apoyo, etc. Siempre existen personas o equipos que puedan corregir las actividades. En el tema del equipo deportivo, normalmente se hacen platicas de rendimiento antes, durante y después del juego, y en estas pláticas, todo el equipo participa. Debe ser de la misma manera con tu organización.
Es importante tener una cultura y procesos incorporados en nuestras organizaciones para realmente alcanzar el éxito.
Lanzamiento de los OKRs
Ahora es momento de activar tu estrategia de objetivos y resultados clave. Por lo regular toma alrededor de tres meses comenzar a trabajar en esto bien y obtener resultados serios, lo bueno toma tiempo pero créeme, serán enormes los beneficios incluso después de implementar OKRs las primeras semanas.
No los dejes pasar. Apóyate de herramientas como el uso de dashboard. Solicita una demostración de nuestro software para dashboard y dale seguimiento a los OKRs que hayas establecido.
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