Para gestionar KPIs de manera eficaz hay que llevar un orden y enfocarse en los más importantes.
Piensa un momento…¿cuáles serían los cinco KPIs más importantes de tu negocio? En otras palabras, cuáles son esos datos que te gustaría monitorear todos los días en cuanto llegues a tu oficina.
Los KPIs no son objetivos a largo plazo; son guías para alcanzar esos objetivos.
Lo importante no es solo elegir KPIs, sino que elegir los correctos y crear procesos en torno a cómo utilizarlos para el crecimiento empresarial.
Pasos para gestionar KPIs
- Define los KPIs que vas a gestionar
- Busca un equilibrio entre las metas grupales e individuales
- Comunica el por qué y el cómo
- Utiliza dashboards de KPIs
- Corrige KPIs para una mejor gestión
1.- Define los KPIs que vas a gestionar
Una manera segura de definir KPIs de tu organización y su relevancia es vincularlos a objetivos establecidos mediante el uso de los objetivos SMART. Básicamente, esto significa que tendrás que responder estas cinco preguntas:
- ¿Tu objetivo es específico?
- ¿Puedes medir el progreso hacia el objetivo?
- ¿El objetivo es alcanzable?
- ¿Qué tan relevante es el objetivo para tu organización?
- ¿Cuál es el plazo para alcanzar este objetivo?
Después de determinar tus objetivos clave, puedes pasar a ser más específico y determinar cuáles indicadores KPIs debes monitorear mientras persigues esos objetivos.
2.- Busca un equilibrio entre las metas grupales e individuales
Hay ocasiones en que tienes que reorganizar a tu equipo de trabajo, por ejemplo en departamentos, y les asigna a cada uno un conjunto de métricas centrales vinculadas a su rendimiento.
La ventaja de gestionar KPIs de esta manera es enfocarse exclusivamente en lo que más importa. La desventaja es que tener un solo propósito con frecuencia puede significar:
- a) Que se pierdan otros KPIs importantes.
- b) Se pierde el objetivo empresarial general.
No comprometas tu rendimiento general a expensas de métricas locales, mejor logra un equilibrio entre el enfoque departamental y el trabajo en equipo interdepartamental como para maximizar la gestión de KPIs.
Conoce cómo identificar KPIs que te ayuden a hacer crecer tu negocio.
3.- Comunicar el por qué y el cómo
Al gestionar KPIs, una parte fundamental es comunicar el por qué y el cómo.
En cuanto al porqué, comunica a tu equipo no solo lo que están haciendo, sino por qué lo están haciendo.
Al hacerlo, estarás equipando a tu equipo para que no persigan ciegamente las métricas, sino para que comprendan su valor general. Esto le permitirá a tu equipo ver mejor las oportunidades para optimizar o incluso descartar por completo los KPIs que ya no están cumpliendo el objetivo principal de la empresa.
Con respecto al cómo, aquí es donde realmente entran en juego tus habilidades de gestión de KPIs. Deberás responder y comunicar a tu equipo estas 3 preguntas:
- ¿Cuál es nuestro proceso para alcanzar cada KPI?
- ¿Quién es el responsable del progreso de cada KPI?
- ¿Cómo queremos presentar y compartir estos KPIs?
Te compartimos una guía de KPIs.
4.- Utiliza dashboards de KPIs
Los dashboards de KPIs muchas veces son la mejor manera de responder la pregunta #3. Brindan una idea instantánea y a menudo en tiempo real de tus KPIs, y le permiten a los gerentes evaluar y compartir rápidamente (por correo electrónico, enlace a un dashboard en vivo, etc) información sobre los KPIs.
Ten presente que un dashboard te puede ayudar a tomar decisiones, pero es importante darles seguimiento, mantenerlos actualizados, y en pocas palabras ¡utilizarlos!
Aprende cómo crear un dashboard de KPIs para medir el rendimiento de tu negocio.
5.- Corrige KPIs para una mejor gestión
Si llevas un seguimiento de tus KPIs, entonces podrás corregirlos en el camino o cuando sea necesario, lo cual es fundamental para garantizar el éxito de tu negocio.
Sin embargo, es probable que actúes en función a lo que estás viendo. Los indicadores tienden a dirigir tu atención hacia lo que están monitoreando.
¿Qué puede salir mal con esto?
Puede ser tan fácil como que un gerente reaccione de manera exagerada, que modifique constantemente un KPI hasta que ya no pueda obtener una lectura precisa sobre el progreso o que se optimice demasiado y te quedes con muy poco espacio de maniobra.
Por ejemplo, si controlas demasiado tu inventario, es probable que no sepas como reaccionar ante una demanda mayor. Es por eso que es importante dar un seguimiento, por ejemplo teniendo un buen control de inventarios.
Gestionar KPIs no solo implica comprender los KPIs, sino también elegir los KPIs correctos, dar seguimiento de su cumplimiento, y gestionar a tu equipo de tal manera que monitorear los KPIs realmente se convierta en parte de la cultura de tu empresa.
No olvides que en TuDashboard contamos con la herramienta que necesitas para la correcta gestión de tus KPIs, pregunta en nuestro chat en línea sobre nuestros planes para cualquier tipo y tamaño de negocio.
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