Desafortunadamente existen empresas que tienen un desempeño significativamente peor de lo que eran antes de introducir OKRs, y esto es sencillamente porque no saben medir lo que importa para el negocio.
Y es que muchas empresas aún consideran que los OKRs son una lista de tareas pendientes, y no cuentan con ningún procedimiento para establecer los que son más importantes y medir KPIs de forma correcta.
¿Cómo solucionarlo?
Cómo redactar KPIs y medir lo que importa
Sigue estos consejos al momento de pensar y poner en papel todas esas necesidades que tiene tu negocio y establece los KPIs que te ayudarán a cumplir las metas de tu organización:
1.- Verbo – Objetivo – Período de tiempo
La mecánica de los OKRs es simple. Los objetivos se expresan en forma de verbo. Por ejemplo, [Crecer] + [Ventas de nuevos productos] o “Crecer ventas de nuevos productos”. Sé específico para asegurarte de que el equipo esté enfocado precisamente en lo correcto, y todos puedan entenderlo. De esta manera no estarán persiguiendo por error las ventas de clientes existentes o de los mismos productos que el año pasado.
La parte del objetivo es la más fácil: este debe coincidir con tu plan estratégico, presupuesto o cualquier compromiso que hayas hecho con las partes interesadas. En última instancia, ese objetivo debe dividirse en lo que harás durante cada uno de los próximos trimestres.
Técnicamente, los OKRs son solo para el siguiente trimestre, y de hecho normalmente al final del trimestre debes crear un nuevo conjunto de OKRs para el próximo trimestre. En realidad, la gerencia necesita saber cuál es su mejor estimación de lo que sucederá en cada trimestre hacia ese objetivo anual. ¿Deberían esperar un gran salto en las ventas en el T1, T2, T3 o T4?
Aquí 12 métricas para hacer un análisis de ventas y medir lo que importa.
Ahora, cuando llegue cada trimestre, tendrás que ajustar los objetivos para el próximo trimestre con el conocimiento adicional adquirido durante el trimestre actual combinado con un nuevo conocimiento sobre el mercado, los competidores, los tipos de cambio, etc.
2.- Establece roles
Para medir lo que importa debe de haber también una claridad de roles, personas responsables del cumplimiento de los OKRs.
Se debe definir para cada OKR a un responsable de realizar esa tarea (el que realiza el trabajo), y a un responsable de asegurarse de que el proceso se mejore continuamente, y ofrece lo que se requiere de él. También debe de haber alguien a quién consultar si se planea cambiar el proceso. Y por último todos deben estar enterados sobre a quién informarle cuando se haya realizado un cambio.
El tener definidos roles evita las suposiciones y el que creas que eres el responsable de un proceso y que puedes cambiarlo como mejor te parezca, cuando en realidad alguien más debería ser el responsable, porque tiene mayores conocimientos o por cualquier otra cosa.
Para medir lo que importa debe quedar claro también quién hace qué antes de que los problemas surjan, por lo que incluso cuando ocurren problemas podemos reaccionar de manera rápida y efectiva.
En algunos casos, puedes desarrollar tus OKR solo a nivel de equipo. Alguien puede ser el primer responsable dentro de ese equipo de un OKR, pero este le puede asignar el OKR a alguien.
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3.- Mantén un puntaje estratégico
Este truco es fácil de explicar, pero más difícil de implementar. Imagina si pudieras asignar «puntos de estrategia» para todo lo que hiciste. Imagínate que en cada semana, día o mes, puedes ver cuántos puntos de estrategia obtuviste.
Estos puntos de estrategia funcionan en todos los niveles: personas, equipos, departamentos y empresas.
A eso le llamamos la gamificación del negocio.
La buena noticia es que, una vez instalado, nunca más tendrás una revisión anual del rendimiento. Puedes ver qué resultados obtienes en función de las diferentes tareas que realizas.
Ahora, la parte más complicada es poner ese sistema de puntos de estrategia en su lugar. No es tan difícil, pero es simplemente diferente de lo que haces actualmente. Los puntos de estrategia disponibles son el impacto de tus OKRs multiplicado por la prioridad de los objetivos estratégicos que afecta. A partir de ahí, multiplica los puntos disponibles por tu nivel de rendimiento real para determinar la cantidad de puntos ganados.
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4.- Establece prioridades y cámbialas cuando sea necesario
No todos los OKRs son creados la misma manera y te ayudan a medir lo que importa. Necesitamos dar instrucciones claras a todos sobre lo que deben comenzar a hacer y lo que deben dejar de hacer, ¿y adivina qué? Los OKRs son la forma ideal de capturar y comunicar esas prioridades.
¿Cómo establecer indicadores kpis que funcionen?
Define las prioridades. Por ejemplo, ¿es más importante que obtengamos el crecimiento de los ingresos de los clientes existentes o el crecimiento de los ingresos de los nuevos clientes?
A partir de ahí, necesitas definir prioridades en toda la organización. Por lo tanto, teniendo en mente nuestro ejemplo, para lograr el crecimiento de ventas de nuevos clientes, tal vez la máxima prioridad de Marketing sea la identificación y la orientación a nuevos segmentos de clientes.
La máxima prioridad de las ventas es el procesamiento rápido y eficaz de nuevos clientes. El desarrollo de productos puede necesitar identificar y desarrollar productos que sean de gran interés para esos nuevos segmentos. Cada departamento tiene una prioridad diferente para contribuir al OKR general y principal.
Lo importante es que todos estén alineados y trabajando en las cosas correctas.
Más adelante, si existen otras prioridades, y decides que la compañía necesita obtener más ingresos de los clientes existentes, todos podrán ver rápidamente cómo cambian las prioridades del departamento, equipo e individuos en función de esa nueva dirección. Al ajustar los OKRs y medir lo que importa, podemos cambiar rápidamente la dirección de la organización.
Recuerda que nunca tendrás un conocimiento completo de todo lo que sucede en la organización y que el mundo de los negocios cambia rápidamente. Las organizaciones exitosas necesitan la capacidad de cambiar rápidamente de dirección más rápido que la competencia.
La metodología OKR vinculada a tus prioridades estratégicas le permite a una organización cambiar de dirección más rápido.
5.- Orienta y aconseja a tu equipo sobre el cumplimiento de OKRs
No importa cuánto tiempo trabaje tu equipo en definir los OKRs, nunca serán suficientes para tu organización. Generalmente a un equipo le toma tres trimestres (nueve meses) en construir la cultura y el compromiso necesario para que su solución de OKRs sea autosuficiente.
Durante esos primeros nueve meses, y de ahí en adelante, hay que fomentar el proceso de los OKRs. La gerencia debe mostrarle a todos constantemente cómo utilizar los OKRs para responder a todas las preguntas de desempeño de la compañía. La gerencia también debe asesorar constantemente sobre cómo utilizar los OKRs para resolver problemas, asignar recursos y trabajar en equipo.
Muestra a tu equipo cómo los OKR hacen que el trabajo sea más fácil y les permite estar mejor alineados con el resto de la organización. Entrena también constantemente a tus equipos en las mejores prácticas de gestión de la información.
Medir lo que importa es vital para conocer el verdadero desempeño de tu negocio. Existen herramientas que te ayudan a dar un buen seguimiento de tus OKRs y a dar visibilidad a las métricas que estás midiendo.
Conoce cómo construir un dashboard para empresas que te permita tener claridad del trabajo que está haciendo cada equipo de tu organización. Crea tu cuenta o agenda una demostración.
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