La gestión de las existencias para un negocio minorista es de suma importancia, es por eso que hoy vamos a hablar de cómo calcular la rotación de stocks y de la importancia que tienen las existencias en todo tipo de negocio.
El control de inventario, también conocido como control de existencias, se utiliza para mostrar la cantidad de stock que se tiene en un momento dado y cómo hacer un seguimiento del mismo.
Un control eficaz de tu stock garantiza que se disponga de la cantidad correcta de existencias en el lugar adecuado y en el momento oportuno. Esto ayuda a evitar problemas con la cadena de suministro.
Qué son los stocks y tipos que existen
Los stocks es todo aquello que se utiliza para fabricar un producto o prestar un servicio, desde las materias primas hasta los productos acabados. Abarca las existencias en todas las fases del proceso de producción, desde la compra y la entrega hasta la utilización y la reposición de las existencias.
Entre los tipos de stocks están las materias primas y componentes que se usan en la producción, las existencias de productos no terminados en producción, los productos acabados listos para la venta y los consumibles: por ejemplo, combustible y material de papelería.
El tipo de stocks o existencias puede influir en la cantidad que se debe mantener.
Puede clasificar las acciones con más detalle, según su valor. Por ejemplo, puede clasificar los artículos en categorías de valor bajo, valor medio y valor alto. Si tus niveles de existencias están limitados por el capital, esto te ayudará a planificar el gasto en existencias nuevas y de reposición.
Puedes optar por concentrar los recursos en las áreas de mayor valor. Sin embargo, los artículos de bajo coste pueden ser cruciales para tu proceso de producción y no deben descuidarse.
Importancia de saber cuál es el índice de rotación de stocks
Esta cuestión es más complicada de lo que parece a primera vista. Por un lado, vendes tus productos que están en stock, pero por otro lado los repones para evitar la falta de existencias.
¿Cómo saber la frecuencia con la que liquidas tus existencias y por qué es importante esta información? Esta medida se denomina rotación de existencias. Calcular el índice de rotación de inventario te ayudará a hacer tres cosas importantes para tu negocio:
- Tomar decisiones de compra más informadas. Los productos que acumulan polvo en tu almacén no producen ningún beneficio. Para minimizar que pasen mucho tiempo guardados, debes medir el tiempo promedio medio que los productos permanecen en tu almacén antes de ser enviados a los clientes.
- Mantener la mercancía en movimiento. Esto es especialmente importante para los distribuidores y empresas comerciales que venden productos que caducan, como los productos alimentarios. Si no puedes calcular la rotaciçon de stocks, acabarás inmovilizando el efectivo en productos no vendidos.
- Aumentar las ventas de los productos estrella. Cuando se hace una gestión de inventarios y ventas de manera correcta, se pueden determinar los productos más vendidos. Y lo que es más importante, puedes hacerlo con una precisión de inventario sin precedentes.
También se puede calcular la rotación de stocks para ver el rendimiento de tu empresa en relación con el sector.
Cómo calcular la rotación de stocks
El índice de rotación de existencias es uno de los KPIs de inventario que te ayuda a comparar el valor de tu inventario total con las ventas de ese inventario.
La fórmula es sencilla:
Rotación de existencias= Promedio de ventas anuales/ Valor anual de las acciones
Dividiendo las ventas brutas entre el costo del inventario durante un período de un año, sabrás cuántas veces has agotado tu inventario durante ese período.
He aquí un ejemplo:
Si tu empresa compró productos por valor de 50.000 el año pasado y vendió productos por valor de 200.000 en el mismo periodo, su ratio de existencias es de 4,0.
Esto significa que has vendido cuatro veces el valor de tus acciones durante el año. Por lo tanto, las acciones giran 4 veces al año. Por lo tanto, en esta situación deberías planificar la compra de al menos cuatro veces tus acciones en el próximo año.
Hay dos formas principales de calcular las existencias:
La forma más sencilla es sumar las existencias al principio del año con las existencias al final del año y luego dividirlas por dos.
El método más preciso consiste en sumar el principio de las existencias de cada mes con el final de las existencias del mes anterior y luego dividirlo por 13.
A primera vista, puede parecer que ambos métodos dan el mismo resultado: tus ventas anuales no cambian cuando se calculan sobre una base mensual. Sin embargo, todas las empresas experimentan fluctuaciones mensuales en sus ventas y existencias. La media mensual te permite tener en cuenta estas fluctuaciones en su cálculo y, por tanto, será más preciso.
Por ejemplo, si vendes más artículos en verano que en invierno, el cálculo de las existencias mensuales refleja con mayor precisión el resultado final. Piensa en ello como una imagen de alta resolución de las finanzas de tu empresa.
Te comparto algunas recomendaciones para un buen manejo de inventarios.
Gestión de existencias
En primer lugar, debes comparar tu índice de rotación de inventario con la media del sector para determinar si es más rápido (mayor) o más lento (menor) que el de tus competidores.
Una rotación más rápida del stock significa menores costes de almacenamiento de las mercancías. Se necesita menos espacio de almacenamiento y también se reduce el riesgo de tener productos obsoletos o caducados en stock.
Sin embargo, el riesgo de quedarse sin existencias es mayor y los costes de entrega pueden aumentar si no se cuenta con una estrategia logística adecuada.
Una rotación de existencias más lenta requiere un almacén más grande, ya que habrá más productos en stock. Sin embargo, esto protege a tu empresa de quedarse sin existencias durante los períodos de gran demanda. Los costos de entrega suelen ser menores, pero sólo si los productos vendidos no caducan o se quedan obsoletos con el tiempo.
Cuanto más tiempo permanezca un producto en stock, más altos serán tus gastos generales. Los costos de almacenamiento no suelen variar de un año a otro, pero las existencias sí lo hacen y, desgraciadamente, no se puede aumentar el precio de venta de un producto antiguo para cubrir el costo de almacenarlo durante cinco años.
Por ello, la mayoría de los empresarios tienden a mantener una rápida rotación de las existencias y a tomar medidas para reducir las posibilidades de desabastecimiento y los gastos de logística.
Una solución es analizar los datos de ventas e inventarios mensuales para prepararse con antelación para los períodos de gran volumen de ventas. Puedes predecir el valor de las existencias que probablemente venderás durante un período de gran actividad y hacer los pedidos a tus proveedores.
Descubre cómo medir el tiempo para surtir un inventario.
Cómo monitorear el stock de tu inventario
Un software para dashboards te puede ayudar a llevar un seguimiento de tus ventas y las fluctuaciones del inventario. Puedes monitorear los niveles de existencias y llevar una mejor gestión de almacenes.
Puedes crear un dashboard para inventarios y tener un filtro para averiguar el valor de las existencias por día de cada producto. Ver la rotación de stocks por día en lugar de por mes para ser aún más preciso. Sin duda, es una gran herramienta para optimizar tu gestión comercial y tener todos los datos integrados en una única herramienta.
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