La métrica de tiempo de respuesta a un lead corresponde al tiempo promedio que se tarda un representante de ventas en darle seguimiento a un lead después de identificarse como un cliente potencial o lead (enviando un formulario, descargando un ebook, etc.).
Esta métrica es más significativa si calculas el tiempo promedio que lleva darle seguimiento a un lead segmentado por la fuente del lead, ya que entre más caliente esté un lead más importante es hacer un seguimiento rápidamente.
Por ejemplo, alguien que está solicitando una demostración de un software está más caliente que alguien que simplemente descargó un ebook. De ahí la importancia de hacer un monitoreo y enfocarte en cómo convertir prospectos en clientes.
Cómo calcular el tiempo de respuesta a un lead
Estos son los pasos para calcular el tiempo en que tu vendedor le da seguimiento a un lead:
Paso 1:
Hora/fecha del nuevo contacto – hora/fecha del seguimiento = (#) de min/hrs/días para responder.
Paso 2:
Suma del (#) de min/hrs/días para responder a todos los contactos / (#) de contactos = (#) promedio de min/hrs/días para responder.
Para un mejor seguimiento del tiempo de respuesta a un lead, puedes hacer uso de un dashboard de ventas.
Ventajas de medir el tiempo de respuesta a un prospecto de cliente
La compañía que le responde primero a un lead aumenta drásticamente sus probabilidades de ganar el negocio. Se estima que el 50% de los compradores eligen al proveedor que responde primero.
Las probabilidades de que el lead entre al proceso de venta, o se convierta en cualificado, son mayores cuando es contactado dentro de los primeros 5 minutos en comparación con los 30 minutos posteriores a que el lead envió el formulario.
Mostrar respeto, urgencia e importancia al cliente potencial aumenta tus posibilidades de cerrar la operación. Monitorear esta métrica de ventas asegura una mejor oportunidad de convertir a los leads en clientes.
Recuerda que cada cliente tiene ciertas particularidades y se debe de atacar de distinta manera. Por ejemplo, alguien que descarga un documento técnico no necesariamente espera una respuesta inmediata, mientras que alguien que ha agendado una demostración, o te ha contactado mediante un formulario de ventas probablemente espera un tiempo de respuesta mucho más rápido.
Básicamente, entre más alta sea la puntuación del lead más urgente es el tiempo de respuesta que le debes dar.
También es importante observar la cantidad de intentos de seguimiento realizados para contactar al prospecto, ya que es poco probable que te vayas a poner en contacto con el lead al primer intento, así que no te confíes.
Enfócate en la cantidad de intentos de seguimiento para responder a un lead. También considera el método de comunicación ya que es probable que el correo electrónico sea menos efectivo que una llamada telefónica. Enfócate en la calidad de la conversación en lugar de en la rapidez con la que puedes contactar al lead.
Conoce más de las ventajas de utilizar métricas en tu negocio.
Otras métricas que debes medir junto al tiempo de respuesta
Si vas a agregar la métrica de tiempo de respuesta a un lead en tu dashboard, es probable que también desees monitorear otras que te ayuden a hacer un mejor análisis de ventas:
- Valor del tiempo de vida del cliente .
- Tasa de conversión de cliente potencial calificado a ganado.
- Valor promedio de compra.
- Tasa de cancelación de clientes
- Duración del ciclo de ventas.
Si quieres medir estas y otras métricas usando un software para dashboards que te facilite el proceso, en TuDashboard te podemos apoyar. Consulta todo lo que puedes hacer con nuestra herramienta agendando una demostración virtual.
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