Calcular el rendimiento de las ventas con precisión es importante para impulsar el crecimiento. Es por eso que te recomendamos aprender qué métricas debes de seguir para tener una mejor visión de tu organización de ventas.
¿Cómo medir las ventas de tu negocio?
Por lo general, esta pregunta se responde con las métricas tradicionales de ventas, el logro de objetivos o el cumplimiento de cuotas, pero no son las únicas cosas que influyen en el rendimiento. Aunque claro, son cosas que ofrecen una imagen de alto nivel del rendimiento general, pero la realidad es que no muestran el rendimiento de cada parte de una organización de ventas.
¿Por qué es importante calcular el rendimiento de las ventas?
Primero discutamos la necesidad de un nivel más profundo de visibilidad. El liderazgo desarrolla planes para guiar a la organización a alcanzar sus objetivos, pero ¿en qué se basan esas decisiones? La mayoría de las veces, se basan en un instinto visceral. Aquí está el porqué esto es malo.
Cuando las decisiones se basan en el instinto y en lo que los líderes piensan que sucederá, no se basan en hechos. Esto significa que cada parte del plan de ventas, el pronóstico, etc. es más que nada una simple suposición.
Piensa en esto en términos de tu sueldo. ¿Qué pasaría si el departamento de nóminas se encargará de pagarte en base a cuánto esperaban que trabajes? Lo más probable en este caso es que te preocupe que sus decisiones se basen en su instinto y no en la cantidad de tiempo exacto que trabajaste.
Lo mismo se aplica en la planificación de ventas: no se puede basar la estrategia de la empresa en el instinto en lugar de en los datos y esperar que el rendimiento cumpla con las expectativas. No es realista. Necesitas usar tus datos de ventas de manera efectiva para tomar decisiones bien informadas y para diseñar planes precisos.
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Entonces, ¿qué información necesitas descubrir de tus métricas para calcular el rendimiento de las ventas de forma completa y exhaustiva?
Métricas para calcular el rendimiento de las ventas
A continuación, te presentaremos 4 métricas de ventas que puedes seguir para asegurarte de estar midiendo bien su rendimiento.
1. Productividad de ventas
¿Cuánto tiempo pasan tus representantes de ventas vendiendo? El tiempo dedicado a la venta ayuda a medir el rendimiento de las ventas en términos de eficiencia.
Los representantes de ventas con un rendimiento medio sólo dedican alrededor del 35 por ciento de su tiempo a la venta directa, de hecho, el 65 por ciento restante es el tiempo en el que se ocupan con actividades no relacionadas a la venta en sí.
Por otro lado, se estima que los representantes con un alto rendimiento dedican el 65 por ciento de su tiempo a la venta y el 35 por ciento a actividades no relacionadas con la venta.
Hay argumentos a favor de que los representantes deben dedicar el mayor tiempo posible a las actividades de venta directa. Pero, independientemente de la situación, los representantes nunca pasarán el 100% de su tiempo vendiendo, y no deberías esperar que lo hagan.
Por ejemplo, tal vez los representantes estén dedicando demasiado tiempo a tareas administrativas, o grandes cantidades de tiempo a la contabilidad, o rastreando sus propias comisiones y hablando con las personas de finanzas sobre la exactitud de sus pagos.
Otras pérdida de tiempo común incluye a los representantes que se ven absorbidos por llamadas que no son de ventas y conversaciones/reuniones internas, socialización o incluso viajes.
Todas estas actividades parecen inofensivas a primera vista, pero como todas las cosas, se suman y, en última instancia, son costosas y perjudiciales para el rendimiento.
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2. Tiempo de respuesta
El tiempo es igual de valioso cuando miras cuánto tiempo le toma a los representantes seguir las pistas. Esperar incluso más de cinco minutos puede ser demasiado. En pocas palabras, cuanto más largo sea el tiempo de respuesta, peor será su desempeño.
¿Necesitas ser más convincente? Se estima que si haces esperar a los prospectos 24 horas, la probabilidad de que califiques una venta es 60 veces menor. ¡Ouch!
Dejando las estadísticas a un lado, piensa en los recursos que se destinan a la creación de clientes potenciales de marketing y otras áreas. Captar tal interés en tu producto o servicio es un primer paso en tu camino para lograr más ventas.
Ten en mente que estos clientes potenciales son los que luego pasan a construir tu canal de ventas, y sin ellos no se pueden cerrar tratos y, en realidad, no se puede existir como una organización de ventas.
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3. Tasa de ganancia/oportunidades
Antes de poder cerrar un trato, primero debes crearte una oportunidad. Es decir, hay que tener en cuenta que cada persona que visite tu pagina web no está lista para intercambiar su información por más de tu contenido, y que no todos los clientes potenciales que se generen van a estar interesados en hacer una compra.
La tasa de ganancia es la manera de calcular el rendimiento de las ventas en cuanto a oportunidades creadas que fueron realmente vendidas. Si la tasa de ganancia se encuentra baja o en declive, te recomiendo que te plantees la siguiente pregunta: «¿por qué?». ¿Se fue con un competidor? ¿El prospecto optó por otra solución? ¿Decidió no buscar ninguna solución en general?
Del mismo modo, no basta con saber que se perdió un trato y el por qué, sino que hay que rastrear dónde fue que sucedió el problema.
Si es en una etapa temprana, entonces podría ser por una mala comunicación o por falta de eficacia en la demostración, o podría significar que necesitas mejorar la calificación por completo para asegurar que las oportunidades correctas están entrando en el canal de ventas.
Si el problema es más tarde en el embudo, las pérdidas podrían ser un síntoma de una pobre habilidad de negociación o de la incapacidad de cerrar hábilmente.
Aunque el entrenamiento y la preparación pueden ayudar a potenciar cualquier habilidad que falte, recuerda siempre que el entrenamiento puede no ser suficiente en algunos casos.
Podría ser el momento de trasladar a los representantes de ventas que tengan cierres deficientes a diferentes funciones para que, por ejemplo, puedan sobresalir en la búsqueda de nuevos clientes para que otros se encarguen de cerrar tratos.
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Y un punto importante: no sólo es calcular el rendimiento de las ventas para identificar lo que está mal. Ten en mente que también quieres identificar dónde los individuos de tu equipo están teniendo éxito, y luego también indagar en el por qué, con la esperanza de descubrir algo que puedas extender al resto de tu equipo.
Por último, como recordatorio, cuando una métrica como esta se ve de forma aislada, su capacidad para tomar medidas es difícil. Una baja tasa de ganancia podría no tener tanto que ver con las habilidades y destrezas del representante individual como con el tamaño/dificultad del trato.
Recuerda que los problemas en el proceso de ventas pueden suceder debido a tratos de baja calidad. Concéntrate en encontrar los tratos correctos con clientes que tengan un alto sentido de urgencia por cambiar. De esta manera tu tasa de ganancia se disparará.
4. Tamaño promedio de la transacción
¿Cuál es el precio medio de venta o la cantidad de ingresos que se obtienen de tus tratos cerrados? Si se detectan tratos por debajo de la media, puede ser un signo de que los representantes optan por ganancias más pequeñas y fáciles, o que incluso están buscando tratos demasiado bajos sólo para hacer la venta.
Por otro lado, si los tratos que entran en el canal de ventas exceden el promedio, tal vez quieras revaluar la oportunidad. Lo que significa que si te esfuerzas por asegurar que los representantes pasen la mayor parte de su tiempo vendiendo, tal vez «vender» persiguiendo un trato difícil tampoco sea el mejor uso de su día.
Lo que nos lleva a otro punto. ¿Cómo encajas todo esto? Si estás rastreando estas diferentes métricas, ¿cómo puedes darle sentido a todo esto? Por ejemplo, considera el siguiente escenario:
- Tienes un representante con un objetivo de ingresos, digamos que es un millón de dólares en ventas.
- Si el tamaño promedio de tu trato es típicamente de $100 mil, son 10 tratos que deben ser cerrados.
- Si la tasa de ganancia de tu representante es típicamente del 25%, eso significa que necesitarán perseguir 40 oportunidades en total.
- ¿Cómo afecta eso al trabajo de buscar esas 40 oportunidades?
- ¿Qué pasa si una oportunidad entra en 250.000 dólares, es bueno o malo?
Claro, es una estimación, pero cuando se calcula el rendimiento de las ventas de forma efectiva, hay que preguntarse constantemente si los resultados que se ven es algo realista.
Si hay tratos más grandes sobre la mesa, eso significaría que tu representante necesita cerrar más tratos a largo plazo, pero también significa que necesitarás gastar más recursos para intentar cerrar los grandes.
Calcula el rendimiento de las ventas de forma continua
La peor pesadilla de una organización de ventas es descubrir que no van a alcanzar sus objetivos. Y cuando el equipo de ventas no está rindiendo al máximo, todos están en riesgo.
Una vez que te golpea el hecho de que las ventas no están a la altura de los pronósticos, es demasiado tarde para hacer ajustes. Sólo te queda saber que tienes que ser mejor y luchar por hacer un cambio para, con suerte, salvar el rendimiento.
¿Qué causa esta situación tan común? Es simple: las organizaciones no están midiendo el rendimiento de las ventas con suficiente frecuencia. Crean sus planes de ventas y los dejan funcionar, sólo se detienen para comprobarlos al final del año antes de planificar o cuando notan que un problema está obstaculizando el rendimiento.
Ten en mente que si hubieran seguido el rendimiento con más frecuencia a través de un dashboard para equipos de ventas, podrían haber descubierto el problema antes y tomado las medidas necesarias antes de que hubiera un impacto perjudicial.
Pensemos en la necesidad de datos de ventas y en calcular el rendimiento de las ventas con precisión. Sabiendo lo que deberías estar rastreando y midiendo, ¿con qué frecuencia deberías hacerlo? Idealmente, de forma continua.
Sí, esto suena como un proceso desalentador. En las ventas, el tiempo es dinero y nadie parece tener tiempo para reunir datos de diferentes recursos para asegurarse de que todo funcione sin problemas, hay tratos que cerrar. La ilusión aquí es que este proceso suena desalentador. La realidad es que no tiene por qué serlo.
Para tener éxito, las organizaciones deben estar dispuestas a tomar las medidas necesarias para medir el rendimiento de las ventas de manera eficaz y eficiente.
En el entorno de ventas competitivo de hoy en día, esto significa contar con con herramientas automatizadas, no sólo con un dashboard de ventas en Excel.
Al hacer uso de un software para dashboards se pueden tener datos clave al alcance para planificar con mayor precisión y garantizar que el rendimiento se mantenga en el camino correcto.
En TuDashboard te podemos ayudar a diseñar métricas y tener todos tus datos de ventas en un mismo espacio, actualizados en tiempo real, para que se facilite el calcular el rendimiento de las ventas.
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