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6 consejos para trabajar remoto de manera efectiva

Para muchas organizaciones, el COVID19 ha convertido la transición al trabajo a distancia en una prioridad máxima. Por ello, hoy vamos a compartir algunos consejos para trabajar remoto de forma efectiva.

Las políticas que se diseñaron para ofrecer flexibilidad a los empleados durante circunstancias “normales” pueden adaptarse y mejorarse para garantizar una productividad continua. 

Incluso para aquellas organizaciones sin experiencia en la gestión de equipos remotos, existen herramientas para crear nuevos flujos de trabajo de gestión de datos y colaboración digital que apoyan al trabajo remoto. 

Consejos para trabajar remoto 

Estas son algunas recomendaciones que debes de tomar en cuenta para lograr eficacia y mantener o mejorar tu productividad cuando tu fuerza laboral trabaja a distancia:

1. Crea nuevos flujos de trabajo colaborativos

A menos que tu organización ya cuente con estrategias para trabajar a distancia bien definidas, es probable que tus flujos de trabajo se modifiquen a la vía digital.

Es probable que sea necesario adaptar o reinventar los flujos de trabajo de tu oficina para facilitar el flujo de información entre los miembros del equipo remoto. 

Las reuniones en persona y los formularios en papel deberán ser sustituidos por soluciones digitales para garantizar la productividad y la colaboración continuas. 

Ejemplos:

  • Diseña procesos adicionales para gestionar el flujo de trabajo, por ejemplo, una aplicación de seguimiento de tareas que coloca los registros en varios estados a medida que las tareas avanzan hacia su finalización. 
  • Crea o adapta jerarquías de aprobación y notificaciones por correo electrónico, manteniendo a los equipos en la misma página y asegurando que la información vital no se pierda o se comunique incorrectamente. 
  • Aprovecha los roles de usuario para ayudar a gestionar la asignación de tareas, esta es una forma efectiva de delegar tareas y guiar la colaboración dentro de los equipos. 

Modificar las aplicaciones para incorporar la digitalización y la funcionalidad remota garantizará que tus procesos empresariales promuevan el intercambio estructurado y eficiente de información.

En ocasiones se necesitarán conservaciones adicionales no estructuradas y existen varias plataformas que le permiten a las organizaciones mantener contacto mediante funciones de videoconferencia o chat. 

2. Asegúrate de que tus empleados tengan el equipo adecuado

Otro de los consejos para trabajar remoto es que los empleados tengan acceso al equipo adecuado, como laptops y dispositivos móviles, y una buena conexión a internet durante su horario de trabajo remoto. 

Es probable que los empleados se sientan más productivos si pueden recrear su lugar de trabajo, incluyendo el acceso a elementos como monitores y teclados. 

Además, asegúrate de que tengan acceso remoto a toda la información y sistemas que necesitan para realizar sus tareas o responsabilidades. 

Conoce más de las ventajas y desventajas de los equipos remotos.

3. Centraliza tus datos para evitar tener múltiples archivos

Otro de los consejos para trabajar remoto es que garanticen la integridad de los datos al  gestionar la información de forma remota. Lo importantes es que, cuando crees o modifiques un archivo, el cambio se almacene instantánea y automáticamente en una base de datos central. 

Esto evitará que se dupliquen los datos y que puedas compartirlos con todos los miembros autorizados en tiempo real. 

4. Utiliza dashboards de visualización de datos para aumentar la eficiencia y el compromiso

A medida que tus procesos cambien para adaptarse al trabajo remoto, es importante monitorear la productividad de empleados y esforzarse por identificar dónde y cómo mejorar. 

Las herramientas de visualización de datos como los informes en dashboards ayudan a los gerentes a identificar las áreas de fortaleza y oportunidad al presentar los datos de manera intuitiva en forma de cuadros y gráficos. 

Puedes crear dashboards interactivos personalizables que ayuden a monitorear los indicadores clave de rendimiento y tomar medidas inmediatas cuando sea necesario. 

Los dashboards pueden ser una excelente herramienta para alinear a toda tu organización y proporcionar motivación a los equipos remotos al monitorear datos en tiempo real con métricas de diferentes departamentos. 

5. Gestión de activos

Cuando las organizaciones hacen la transición al trabajo remoto, puede resultar fácil perder o asignar recursos de manera incorrecta. 

Se debe realizar un seguimiento de las laptops, monitores, teléfonos celulares y dispositivos especializados para garantizar que los activos estén distribuidos y contabilizados de manera adecuada. 

Considera lanzar un sistema de gestión para realizar un seguimiento de estos activos físicos ya que hacerlo maximizará tus recursos existentes y evitará gastos innecesarios. 

Estas son algunas otras preguntas frecuentes sobre el trabajo remoto.

Te invitamos a descargar nuestra Guía de Productividad de Empleados Remotos que te ayudará con consejos, herramientas y la manera efectiva de cómo medir a tu fuerza laboral de manera remota. Descárgala ingresando tus datos en el siguiente formulario:

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6. Automatiza donde sea posible

Entre los consejos para trabajar remoto de manera efectiva está la automatización de procesos

Cuando estés considerando hacer mejoras en tus procesos empresariales existentes, analiza si podrías beneficiarte al automatizar tareas repetitivas. 

Esto aumentará la velocidad de tus flujos de trabajo, garantizará la precisión de los datos y permitirá que tus trabajadores remotos se concentren en tareas de mayor valor. 

Estos son desafíos importantes a los que nos enfrentamos actualmente, la clave es adoptar herramientas que te brinden la flexibilidad para adaptar tus procesos rápidamente a medida que la situación evoluciona. 

No olvides que en TuDashboard te podemos ayudar a medir la productividad del trabajo remoto para que tengas la certeza del trabajo realizado por tus empleados y puedas tomar las medidas necesarias para el cumplimiento de las metas planteadas.

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Andres Muguira

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