Recolectar, estructurar, gestionar y utilizar la información es parte de una correcta gestión de datos. Pero también lo es la forma en que los datos se integrarán en el sistema de información de la organización.
Cada empresa debe definir normas y herramientas para la gestión de sus datos. Además, es necesario garantizar la accesibilidad, fiabilidad y seguridad de la información.
Conozcamos más de los aspectos que están implicados en una correcta gestión de todos los datos que genera tu negocio.
¿Qué es la gestión de datos?
La gestión de datos o data management consiste en ordenar y mantener una estructura con el fin de que la información que se utilizará durante cierto proceso permanezca actualizada hasta su publicación.
El objetivo de la administración de datos consiste en validar y autentificar la información obtenida para que se encuentre disponible, sea segura y pueda ser compartida. De esta manera, se tendrá la confianza e interés de emplear los datos a largo plazo, hasta que dejen de ser de utilidad.
Importancia de la gestión de datos
A nivel empresarial, es sumamente importante, ya que se puede acceder fácilmente a información que puede ser utilizada si se encuentra actualizada o de lo contrario se elimina, ya sea sobre la descripción de algún producto, precio o disponibilidad.
La gestión tiene como una de sus características más importantes, permitir que los datos agrupados en diferentes tablas se relacionen entre ellos y se pueda obtener información estadística y comparativa.
Otra de las razones por las que la gestión de los datos es sumamente importante se debe a que se puede buscar información de forma eficaz y además, permite actualizarla, ya sea modificando los datos existentes o eliminándolos si han dejado de ser útiles.
Ventajas de una correcta gestión de los datos
Entre los beneficios de una correcta gestión se encuentran:
- Intercambio de datos de forma eficaz. Las personas podrán obtener la información en menor tiempo y ajustada a su contexto.
- Los datos son más seguros. Esto permite intercambiar información personalizada que además, se encuentre protegida.
- Los datos se encuentran ordenados. Se puede acceder a una mayor cantidad de información y entenderla fácilmente.
- Evita que los datos pierdan lógica. Entrega datos completos y exactos que no se repitan o tengan errores.
- Facilita la toma de decisiones, ya que permite obtener datos de mejor calidad y más precisos.
Conoce más de la importancia de la transparencia de datos en tu negocio.
Tipos de gestión de datos
La gestión de los datos puede clasificarse de diversas formas, entre las más importantes se encuentran:
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Gestión de datos relacionados:
Es un sistema de gestión de datos muy popular debido a que es muy fácil y rápido de utilizar. Los datos obtenidos se encuentran concentrados en tablas que pueden relacionarse con información agrupada en otras tablas.
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Gestión de datos planos:
Este es uno de los gestores de datos más fáciles de utilizar. Generalmente, se utiliza para la configuración de un software, ya que, además de tener un lenguaje que las personas entiendan, también se encuentra en formato binario.
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Gestión de datos jerárquicos:
En esta categoría los datos que se recolectan se encargan de describir información como canciones o versos. Sin embargo, no son útiles para resolver asuntos de la vida real.
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Gestión de datos en red:
Es un sistema de gestión de datos muy complicado de utilizar, ya que para obtener información específica, debe conocer todos los datos que se encuentran agrupados o relacionados.
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Gestión de datos dirigidos a objetos:
En esta categoría, los datos que se encuentran programados, están dirigidos a objetos donde la información y sus características son una sola.
Te recomendamos leer: Importancia del uso de datos para la toma de decisiones.
Funciones de un sistema de gestión de datos
Para que un sistema de gestión de información pueda funcionar de forma eficaz, es necesario que cumpla con las siguientes características:
- Los datos deben estar bien definidos y accesibles para cumplir con los objetivos establecidos por la organización.
- El sistema debe poder mostrar rápidamente los datos que los usuarios soliciten y modificarlos cuando se solicite.
- Los datos almacenados deben estar registrados, resguardados y protegidos de pérdidas y personas que no pertenezcan a la organización.
- Los datos deben ser fáciles de recuperar o restaurar en caso de que exista un fallo en el sistema.
Te compartimos algunos consejos para crear una base de datos de manera correcta.
Problemas al gestionar datos
El panorama empresarial digital actual requiere que las organizaciones sean capaces de proporcionar a sus empleados, socios y clientes un acceso seguro a sistemas y aplicaciones en cualquier momento y lugar. Al mismo tiempo que se satisface esta necesidad, pueden surgir problemas en la gestión, como por ejemplo:
- Mantener un rendimiento óptimo de la base de datos para garantizar la productividad y la disponibilidad de las aplicaciones
- Cumplir con normas estrictas, imponiendo modernas prácticas de seguridad y medidas de control de acceso
- Interrupciones e inactividad de las bases de datos
- Las violaciones de datos, ya sean cometidas por hackers o por negligencia de los empleados, son costosas.
La gestión es vital para que las empresas puedan acceder a información útil para el crecimiento de las organizaciones. Sin embargo, para que el sistema sea útil, es necesario que cumpla con las características que se mencionaron anteriormente.
Te invito a conocer también cómo se mueven los datos.
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