Para los minoristas o fabricantes, el stock suele ser tanto el activo más importante como el mayor gasto. Por tanto, la evaluación del costo de inventario es esencial y tiene implicaciones tanto para las finanzas de la empresa como para su gestión global.
Al conocer el costo de tu inventario podrás determinar qué beneficios pueden obtenerse de las existencias, qué costos pueden reducirse, qué cambios pueden realizarse, qué proveedores o productos deben elegirse, cómo debe asignarse el capital, etc.
Conozcamos cómo identificar el costo de inventario para poder optimizar procesos y llevar un mejor control de inventarios.
¿Qué es el costo de inventario?
El costo de inventario incluye los costos de pedir y mantener el inventario, así como de administrar el papeleo relacionado. Este costo es examinado por la dirección como parte de su evaluación de la cantidad de inventario que debe tener a mano.
Esta métrica para almacén puede dar lugar a cambios en la tasa de cumplimiento de los pedidos de los clientes, así como a variaciones en el flujo del proceso de producción.
Tipos de costos de inventario
Las existencias, ya sean de materias primas o de productos acabados, son esenciales para el buen funcionamiento de una empresa. Por tanto, es esencial tomar las decisiones correctas para reducir el costo.
El costo de inventario pueden clasificarse de la siguiente manera:
Costos de aprovisionamiento
Estos costos incluyen los salarios del departamento de aprovisionamiento y los impuestos y beneficios salariales relacionados, y posiblemente costos laborales similares por parte del personal de ingeniería industrial, en caso de que deban precalificar a nuevos proveedores para entregar piezas a la empresa.
Estos costos suelen incluirse en otros costos generales y se asignan al número de unidades producidas en cada periodo.
Costos de almacenamiento
Estos costos están relacionados con el espacio necesario para mantener el inventario, el dinero necesario para adquirirlo y el riesgo de pérdida por obsolescencia del inventario.
La mayoría de estos costos también se incluyen en un fondo de gastos generales y se asignan al número de unidades producidas en cada periodo. Más concretamente, los costos de mantenimiento incluyen:
- El costo del espacio. Quizá el mayor costo de las existencias esté relacionado con las instalaciones en las que se alojan, que incluyen la depreciación del almacén, los seguros, los servicios públicos, el mantenimiento, el personal del almacén, las estanterías y el equipo de manipulación de materiales. También puede haber sistemas de extinción de incendios y alarmas antirrobo, así como los costos de mantenimiento.
- Costo del dinero. Siempre hay un costo de intereses asociado a los fondos utilizados para pagar el inventario. Si una empresa no tiene deuda, este costo representa los ingresos por intereses no percibidos asociados a los fondos asignados.
- Costo de la obsolescencia. Es posible que algunos artículos del inventario no se utilicen nunca o se dañen mientras están almacenados, por lo que hay que deshacerse de ellos a un precio reducido, o sin precio alguno. Dependiendo de lo perecedero que sea el inventario, o de la velocidad con la que los cambios tecnológicos afecten al valor del inventario, esto puede suponer un costo considerable.
Costos administrativos
Otro tipo de costo de inventario es el administrativo, donde el departamento de contabilidad paga los salarios del personal que se encarga de recopilar los costos de las existencias y el costo de las mercancías vendidas, responder a otras solicitudes de análisis de las existencias y defender sus resultados ante los auditores internos y externos de la empresa.
Como revela la lista anterior, el costo del inventario es considerable. Si no se controla y ajusta adecuadamente, el costo de inventario puede afectar las reservas de efectivo.
Te compartimos 9 consejos para la gestión de almacenes.
¿Cómo calcular el costo de inventario?
Para calcular el costo de inventario puedes hacer uso del método de análisis contable, el cual recomienda separar los costos de almacenamiento en dos tipos de costes: los fijos y los variables.
Los costos fijos incluyen todos los gastos de almacenamiento que no tienen relación con la variación de las existencias. Tanto si las acciones bajan como si suben, su variación es menor o incluso casi nula. Sin embargo, evoluciona por etapas y según el tamaño de la tienda. En esta categoría, podemos mencionar: los gastos relativos al personal, los gastos relativos a la infraestructura y a las herramientas y materiales utilizados.
Los costos variables incluyen todos los costos de almacenamiento que varían en función de la evolución de las existencias. Existe una fuerte correlación con las cantidades de mercancías almacenadas. Aumentan cuando el stock aumenta y disminuyen cuando el stock disminuye. En esta categoría podemos clasificar los gastos relacionados con los bienes almacenados.
Estas son algunas recomendaciones para un buen manejo de inventarios.
También puedes hacer uso del método de la tasa de posesión. Por regla general, en el momento de la recepción de las mercancías, las existencias se valoran al costo de adquisición. Durante el periodo de almacenamiento, se añaden costos adicionales al valor inicial, lo que aumenta el valor de las existencias en el momento de la emisión.
Valor de retirada = costo de adquisición + coste de almacenamiento
(independientemente del método de valoración aplicado).
La tasa de retención representa la parte del costo de almacenamiento en el valor de las existencias en el momento de la retirada. Suele expresarse como un % del valor total del artículo. Incluye todas las partidas de gastos relacionadas con el almacenamiento de mercancías.
La tasa de posesión se evalúa a lo largo de un periodo definido (normalmente anual). Cuando se conoce, se puede utilizar esta fórmula:
Costo de la propiedad (para el periodo) = Tasa de propiedad x stock promedio (para el periodo).
¿Cómo reducir el costo de inventario?
Si estás buscando una forma de reducir tus costes de inventario, lo más probable es que estés almacenando demasiadas existencias. Demasiado inventario disponible aumenta los costos de almacenamiento, por tanto, el costo de los bienes vendidos y retiene el efectivo.
Aquí hay tres maneras de recuperar ese efectivo y reducir tu costo de inventario:
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Conoce tus niveles de inventario y mantenlos actualizados
Estar al tanto de tus niveles de inventario es la forma más sencilla de evitar el exceso de existencias y, por tanto, de reducir los costes de inventario.
Aunque un sistema de gestión de inventarios basado en una hoja de cálculo puede darle una idea general de la cantidad de inventario que tiene en un momento dado, las soluciones como un dashboard ayudan a mantener esa información actualizada automáticamente, lo que permite a las pequeñas empresas tomar decisiones rápidas y estratégicas sobre la cantidad de inventario que deben tener a mano.
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Evalúa tus SKUs
Si tu empresa vende artículos como regalos, es posible que sólo tenga un SKU por artículo. Sin embargo, si tu negocio vende artículos como ropa, que puede venir en múltiples colores y tallas, un artículo puede tener numerosas SKUs.
Al evaluar tus SKUs no sólo evitarás la falta de existencias, sino también el exceso de stock de artículos que no se están vendiendo.
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Sigue los movimientos del inventario para volver a hacer pedidos automáticamente
¿Con qué rapidez puede conseguir mercancía de repuesto cuando se te acabe? Cuanto más tiempo pase, más artículos deberás tener a mano y, en consecuencia, mayores serán sus costos.
La implementación de un sistema de inventario permanente te permitirá hacer un seguimiento de las ventas y de los movimientos de inventario en tiempo real, permitiéndole reordenar automáticamente las existencias cuando tenga más sentido para tu negocio.
Aprende cómo medir el tiempo para surtir un inventario.
Conclusión
Es posible que ya se haya dado cuenta de que la gestión de inventarios es fundamental para la salud financiera de tu negocio.
Puede ayudarle a cuestionar sus suposiciones sobre el estado de tus ventas, destacando el costo de tus mercancías vendidas y el tiempo que tardas en liquidar tus diferentes tipos de existencias.
Utilizando un dashboard para inventarios puedes asegurarte de que tu negocio está bien gestionado, ya que puedes tener, en un mismo espacio, tu información de ventas, pedidos, stock e información de diversas fuentes, en tiempo real, para asegurarte de que todo está en orden y funcionando.
Si quieres conocer cómo dar seguimiento a tus KPIs de almacén con un tablero de datos, no dudes en contactarnos. Solicita una demostración de nuestro software para dashboard o crea tu cuenta gratis y descubre tú mismo su potencial.
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