Como elemento esencial de la gestión de proyectos, la planificación de proyectos implica el desarrollo de elementos de acción y planificación que permitirán que el proyecto avance de forma coherente. Si se ejecuta correctamente, también incluirá fechas objetivo para la finalización de cada elemento de acción, lo que permitirá avanzar con otros elementos pendientes de forma ordenada.
La planificación del proyecto se centrará en identificar y organizar las tareas individuales necesarias para completar cada etapa del proyecto utilizando los recursos identificados en la planeación.
Conozcamos más de este concepto y de cómo ayuda a las organizaciones a cumplir todas sus metas.
¿Qué es la planificación de proyectos?
En la gestión de proyectos, la planificación es un paso esencial para el éxito de los mismos. En definitiva, se trata de identificar las tareas que hay que realizar, priorizarlas, definir su duración y plazo y asignarles recursos. El objetivo es establecer el calendario del proyecto.
La planificación de proyectos obliga a considerar todos los aspectos de tu proyecto y a pensar en las diferentes etapas. Es una fase delicada que depende en gran medida de la complejidad del proyecto del que es responsable.
Si el proyecto se compone de tareas interdependientes o si se asignan varias personas a varias tareas, la planificación puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza.
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Pasos para la planificación de proyectos exitosos
La planificación es un proceso en sí mismo. Cada tarea debe tener una fecha de inicio y otra de finalización para garantizar que el proyecto se complete a tiempo. También es importante conocer la disponibilidad de cada miembro de tu equipo para evitar retrasos.
Para planificar con éxito, hay que hacerse tres preguntas esenciales:
- ¿Cuáles son las tareas a realizar?
- ¿Cuánto tiempo tardará?
- ¿Quién tiene que hacer estas tareas?
Aquí los pasos para planificar adecuadamente tu proyecto:
1. Comprende el objetivo, el alcance y los resultados del proyecto
Los objetivos del proyecto deben ser claros y precisos para ti y tu equipo. Esto puede parecer obvio, pero si no sabes cuál es el objetivo de tu proyecto, puedes poner en peligro su éxito. Hay que estar comprometido, motivado y creer en el proyecto.
También es importante conocer el alcance del proyecto y los diferentes entregables. Para ello puedes establecer indicadores para la evaluación de proyectos.
2. Define las tareas del proyecto
La planificación de proyectos implica definir todas las tareas que tendrás que hacer para completar tu proyecto. La tarea deberá dividirse en otras más pequeñas, que serán más fáciles de entender y llevar a cabo.
Para este paso puedes utilizar una estructura de desglose del trabajo (EDT). Esta herramienta te ayuda a desglosar y priorizar visualmente los diferentes niveles y tareas del proyecto.
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3. Estima la duración de cada tarea
Ahora debe determinar el tiempo (horas/días/semanas) y el esfuerzo necesarios para completar cada tarea. Este paso es crucial para definir la duración total del proyecto.
Para que el presupuesto sea lo más exacto posible, es esencial que participen todas las personas implicadas en el proyecto, que deben ser capaces de dar el tiempo necesario para completar las tareas. Por ejemplo, un arquitecto puede calcular aproximadamente el tiempo que tardará en elaborar los planos de un edificio.
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4. Ordena las tareas
Este paso de la planificación de proyectos consiste en establecer el orden en que deben realizarse las tareas y los vínculos entre cada una de ellas. Mientras que algunas tareas pueden realizarse en paralelo, otras dependen del inicio o la finalización de otra tarea. Se trata de las llamadas dependencias entre tareas de un proyecto.
Puedes hacer uso de un dashboard de proyectos para gestionar a tu equipo y dar seguimiento a su desempeño y metas alcanzadas.
5. Asigna recursos a cada tarea
¿Quién hace qué en tu proyecto? Ahora que conoce todas las tareas que hay que hacer, la duración, el orden de realización y su dependencia entre sí, es el momento de asignar los recursos.
El término recursos se refiere a tu equipo, pero también a contratistas externos, proveedores, etc. En definitiva, a todas las personas que participarán en el proyecto. En resumen, todas las personas que trabajarán en tu proyecto durante toda su duración o de forma puntual.
Ten cuidado, durante esta etapa es esencial tener en cuenta las diferentes limitaciones a las que están sujetos tus recursos. Por ejemplo, si están involucrados en otro proyecto al mismo tiempo, si tienen vacaciones, si trabajan a tiempo parcial, etc.
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6. Construye tu agenda
Esta es la última etapa de la planificación de proyectos: crear un calendario. Es en esta fase cuando debes tener en cuenta las vacaciones de tu personal y las intervenciones ocasionales de los distintos proveedores de servicios.
Tu calendario debe ser lo más realista posible. Evita los plazos demasiado ajustados o, por el contrario, demasiado largos. Ten en cuenta que tu calendario no es fijo y que cambiará en el transcurso del proyecto. De hecho, pueden surgir imprevistos, algunas tareas tardarán más de lo previsto y otras se completarán más rápidamente.
7. Utiliza una herramienta de gestión de proyectos
Existen métodos para la gestión de proyectos que te facilita la gestión, la carga de trabajo de sus colaboradores, el llevar un calendario y control de los plazos de entrega.
Recuerda que puedes hacer uso de dashboards para la administración de proyectos y dar seguimiento a su cumplimiento. Sin duda, es una excelente herramienta para dar visibilidad a lo que sucede con cada una de las tareas, en tiempo real.
Conclusión
El éxito de la planificación de proyectos tiene que ver tanto con los recursos, las partes interesadas, los estatutos y la documentación como con todos los demás factores del proyecto que deben funcionar en armonía para garantizar su éxito.
Las buenas prácticas de planificación exigen evaluar el rendimiento del proyecto y hacer ajustes constantes del plan para reflejar la verdadera dirección del proyecto en su conjunto.
Espero que pongas en práctica estos consejos para gestionar con éxito tu planificación. En TuDashboard te podemos ayudar a lograrlo. Solicita una demostración de nuestro software y conoce cómo puedes tener tu propio tablero de control de proyectos.
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