Qué es y cómo crear un reporte de KPIs

Las organizaciones que crean un reporte de KPIs para tener una mejor visualización de lo que sucede en su negocio y se enfocan en cumplir sus objetivos tienen el éxito que buscan.

Pero no basta con elegir KPIs adecuados a tu industria, sino también la manera en la que compartes esa información con el resto de tu equipo.

Lo primero que tienes que hacer para crear un reporte de KPIs es describir cada elemento que necesitas implementar en tu propia organización. Pero antes de llegar tan lejos, debes comprender lo que es un reporte de KPIs y porque son fundamentales para el éxito de tu empresa.

¿Qué es un reporte de KPIs?

 Un reporte de KPIs es un informe que te ayuda a conocer el desempeño de tus indicadores y métricas clave, y a definir y seguir mejor los números que deseas alcanzar. 

Digamos, por ejemplo, que tu empresa desea rastrear “ventas por región”, que es uno de los indicadores de ventas que debes seguir. Para ello debes saber que incluye, que no, quien está a cargo de asegurarse que la información sea correcta, y más. 

Si no tienes toda tu información organizada, tendrás problemas para comunicar los resultados de tus KPIs. Además, debes rastrear una cantidad adecuada de información para que el KPI sea efectivo. 

Si simplemente indicas que deseas rastrear las ventas por región pero luego no asignas a un encargado que analice los objetivos de ventas regionales y si además no presentas los hallazgos de manera regular, no estás usando bien el objetivo de los KPIs.

Conoce más del por qué es importante establecer objetivos y medirlos.

¿Por qué son importantes los KPIs?

 Para entender porque los KPI son importantes, y por lo tanto, ser capaces de crear un reporte de KPIs exitoso, necesitas tener una definición clara de lo que es un KPI.

Todas las organizaciones tienen objetivos o metas de alto nivel. Los indicadores clave de rendimiento (KPI), son tanto acciones como herramientas de medición utilizadas para supervisar el progreso hacia el logro de los objetivos.

En su forma más simple, un KPI es una forma de medición que te ayuda a comprender cómo le está yendo a tu organización en relación al cumplimiento de sus objetivos. 

Los KPIs efectivos son procesables, cruciales y fáciles de comunicar a toda la organización.

 Te compartimos esta Guía de Kpis que te será de gran utilidad para crear un mejor reporte.

¿Qué KPIs se deben incluir en un reporte?

Hay tantas fuentes de datos y métricas que puedes o debes de presentar en un reporte, que muchas veces puede parecer abrumador hacer una selección de cuáles son los tipos de KPIs que debes incluir.

Aquí te dejamos una lista de KPIs para administrar un negocio que puedes incluir en tu próximo reporte de KPIs:

1.     KPIs financieros

 Los KPIs financieros son importantes en todas las organizaciones, incluso en las organizaciones sin fines de lucro. Mantenerse al tanto de tus finanzas mediante el control de los indicadores clave de rendimiento correctos es fundamental, por eso es importante considerar esta información en un reporte de KPIs. 

Considera estos ejemplos de KPIs financieros para tu organización:

• Flujo de efectivo: Demuestra la solidez financiera de una organización. 

• Costo por contratación: El costo promedio de contratar a un nuevo empleado, incluyendo tarifas de publicidad, referencias de empleados, gastos de viaje, gastos de reubicación y costos de reclutamiento. 

2.     KPIs de clientes

 Tus clientes son el alma de tu empresa, ¿sabes por qué los clientes se van? Debes supervisar las métricas que te ayudarán a comprender si, 1) tus clientes compran regularmente y 2) si tus esfuerzos de comercialización o desarrollo de productos están afectando las ventas.

Considera estos ejemplos de métricas de clientes: 

• Tasa de abandono del cliente: Indica el porcentaje de clientes que no hacen una compra repetida o suspenden su servicio durante un periodo determinado. Aquí algunas métricas de abandono de clientes que debes seguir.
   
• Número de lecturas de artículos del blog de la empresa: Ayuda a determinar si el contenido de los artículos es de utilidad para los usuarios.

Aquí otros KPIs de servicio al cliente que te serán de utilidad. 

3.     KPIs de Recursos Humanos

 Las principales organizaciones de todo el mundo intentan constantemente contar con el mejor talento, y su capacidad para hacerlo es importante para el éxito de la empresa, de ahí de contar con este tipo de datos en tu próximo reporte de KPIs.

Considera estos ejemplos de KPIs de Recursos Humanos:

• Satisfacción con los beneficios ofrecidos: Esto le permite a una compañía ver qué tan satisfecho está un empleado con los beneficios específicos que se le ofrecen. Se puede determinar a través de encuestas y se puede desglosar por beneficios individuales.

• Tasa de ausentismo: Brinda una perspectiva sobre la cantidad de trabajo y la pérdida de productividad debido a enfermedades o ausencias imprevistas.

4.     KPIs de salud

Muchas empresas de atención médica han experimentado cambios importantes en su modelo comercial. Con el fin de cumplir con los estándares nuevos y en constante cambio, muchas organizaciones relacionadas al sector salud están utilizando KPIs para evaluar el progreso de la organización hacia sus objetivos, por ejemplo al tener indicadores de calidad en salud.

Aquí un ejemplo de este tipo de KPIs para hospitales:

Número promedio de habitaciones de pacientes en uso al mismo tiempo: Muestra qué tan bien se usa el espacio para atender a los pacientes y ayuda a determinar si se necesita más o menos espacio en la instalación. Piensa en esto como un tipo de tasa de ocupación, como en un hotel.

Importancia de crear un reporte de KPIs

Antes, conseguir cifras fiables y actualizadas era un trabajo de horas, incluso días. Hoy las métricas y KPIs están a sólo unos clics de distancia.

Muchas empresas piensan que todo lo que pueden medir, necesita estar en un reporte, sin embargo un reporte de KPIs debe de contener solo la información que realmente importa pues nos llevará a tomar mejores decisiones para la organización.

Ahí es donde un reporte de KPIs puede marcar la diferencia. Los KPIs son nuestra guía, por lo que es necesario informar constantemente sobre ellos para que podamos entender dónde estamos teniendo éxito, dónde no y cómo está funcionando el negocio en general.

Ventajas de los reportes de KPIs

Estos son algunos de los beneficios de crear un reporte de KPIs y compartirlo con los miembros de la organización.

• Aumenta la responsabilidad en tu organización: Tus KPIs pueden perder su efectividad si nadie está comprobando su rendimiento. Saber que vas a tener que informar sobre su rendimiento es un gran motivador para que los equipos hagan todo lo posible por cumplir sus objetivos. 
• Un reporte de KPIs ayuda a comunicar el cumplimiento de los objetivos: Aquellos que revisan regularmente sus métricas pueden pasar por alto que el resto del equipo no está enterado.
  
  Informar regularmente sobre los KPI permite a tu equipo conocer las áreas que necesitan mejorar, lo que a su vez puede permitirles centrar su energía en lo que tendrá mayor impacto. 
• Permite modificar y editar los KPI: Los KPIs necesitan una revisión constante para conocer si no son demasiado ambiciones o demasiado fáciles de alcanzar. Y también asegurarte de que se alinean con sus objetivos estratégicos.
  

Te recomendamos revisar esta Guía de KPIs.

Herramienta para visualizar tus reportes de KPIs

Utilizando un software para dashboards, puedes presentar tu informe de KPIs y darle a las personas que van a revisar la información, la posibilidad de tener una mejor vista, más entendible y en tiempo real, de datos que te ayudarán a una mejor toma de decisiones.

Un dashboard es una gran herramienta para presentar tu reporte de KPIs, pues rastrea, analiza y muestra visualmente los indicadores clave de rendimiento). Puedes conectar tus archivos, servicios y API, y mostrar todos esos datos  que son importantes para tu negocio.

Puedes utilizar diferentes tipos de gráficas en un dashboard para conocer el rendimiento de tus KPIs, y conocer detalles críticos de tu negocio u organización de manera rápida y más visual y tomar las acciones necesarias para enderezar el camino.

Esto puede parecer un proceso largo, pero en TuDashboard te podemos ayudar a tener éxito en tu estrategia organizacional, sólo debes seguir los pasos necesarios para que realmente sirva tu seguimiento de KPIs. 

El esfuerzo sin duda te dará frutos una vez que hayas alcanzado el éxito de los objetivos de tu empresa. 

¡Contacta a nuestros asesores en línea y dale seguimiento a tus KPIs de manera fácil!

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